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miércoles, 18 de marzo de 2015

Documentación exigible por la Inspección de Trabajo a las empresas

La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) es la organización administrativa responsable del servicio público de control y vigilancia del cumplimiento de las normas legales en el ámbito laboral, de la Seguridad Social, de la Prevención de Riesgos Laborales, de la contratación de extranjeros, etc. 


Dentro de las actuaciones de la ITSS están la inspección y control de las obligaciones documentales que la legislación exige a las empresas.

En el ámbito de la Prevención de Riesgos Laborales, todas las empresas tienen la obligación de elaborar, distribuir y conservar el registro de acuse de lectura de sus trabajadores de:
  • El plan de Prevención de Riesgos Laborales
  • La evaluación de los riesgos para la seguridad y la salud en el trabajo
  • La planificación de la actividad preventiva
  • Los controles del estado de salud de los trabajadores y conclusiones obtenidas 
  • La relación de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales que hayan causado al trabajador una incapacidad laboral superior a un día de trabajo
  • El registro de la formación e información suministrada a los trabajadores
  • El registro de entrega de Equipos de Protección Individual

Además, la Inspección de Trabajo también puede solicitar en el ámbito de la Seguridad Social y relaciones contractuales:
  • El Libro de visitas: registro obligatorio dónde los inspectores anotan las diligencias que encuentran durante su visita a una empresa.
  • Recibos de salarios, alta y baja de los trabajadores
  • El justificante de que la empresa está inscrita en la Seguridad Social.
  • Los justificantes de que se está pagando a la Seguridad Social.
  • Resumen de horas extraordinarias.
  • Los contratos de trabajo presentados ante la oficina de empleo Autorizaciones de trabajo de personal extranjero.
  • Escritura de constitución de la sociedad.
  • Documento de asociación (a efectos de accidentes de trabajo).
  • Documento acreditativo del IAE

Toda esta documentación, puede ser objeto de profundo análisis. En caso de versiones obsoletas, información incompleta de los registros, falta de recibos y certificados acreditativos, etc. la inspección puede abrir diligencias, solicitar pruebas o exámenes que considere oportunos, y también citar a la empresa para que entregue el material necesario en las dependencias de la inspección. 

Cuando el Inspector de Trabajo detecta la existencia de infracciones sobre la normativa de prevención de riesgos laborales puede requerir al empresario la subsanación de las deficiencias observadas, además de llevar a cabo la propuesta de sanción que corresponda según el caso. Se indicará por escrito las anomalías o deficiencias apreciadas indicando el plazo para su subsanación. Si no se subsanan las anomalías detectadas por el inspector y persisten los hechos, el inspector en caso de no haberlo hecho, levantará el acta de infracción por dichos hechos.