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lunes, 10 de junio de 2013

Conclusiones de las XIX Jornadas de Archivos Municipales de Madrid



Los pasados días 23 y 24 de mayo de 2013 se celebraron las XIX Jornadas de Archivos Municipales de Madrid bajo el título “Gestión Documental: soluciones para la e-Administración”, organizadas por el Grupo de Archiveros Municipales de Madrid, quienes desde comienzos de la década de los ochenta han sido uno de los principales impulsores el desarrollo de la archivística y la gestión documental en nuestro país, por lo que son un referente a seguir.

A continuación extracto las conclusiones a las que llegaron en las jornadas 

La legislación y las normas internacionales exigen a los gestores de documentos disponer de unos instrumentos que les asignen, desde el inicio de su creación, una serie de datos que hablen de la naturaleza de los mismos. El primer dato para recabar del documento es el tipo; así lo manda el Esquema Nacional de Interoperabilidad y se dice en todas las normas internacionales de gestión de los documentos y de descripción. Así pues el catálogo de tipos documentales  es uno de los instrumentos imprescindibles con los que debe contar un gestor integral de documentos. Los archiveros, como gestores de documentos, somos cooperadores necesarios en la elaboración de este instrumento.

Para que los documentos electrónicos pueden crearse, utilizarse, intercambiarse, difundirse, conservarse y recuperarse en todo tiempo con las condiciones de seguridad e interoperabilidad que garanticen los atributos esenciales del documento de archivo: autenticidad, integridad, fiabilidad, perdurabilidad es necesario el concurso de los conocimientos de tecnólogos y juristas.

La consultoría documental es necesaria para implementar novedades en la gestión, para analizar procedimientos y para evaluar resultados. Frente a la consultoría externa, más objetiva, la consultoría interna optimiza mejor el conocimiento que se tiene de la propia organización y, cuando esa consultoría interna se hace desde el Archivo, pone en valor al propio Archivo frente al resto de la organización, así pues, el papel del archivero dentro de la Administración tiene que ser proactivo, y las consultoras externas obtendrán resultados más  eficaces y efectivos si cuentan con la colaboración de los consultores internos: archiveros-gestores de documentos.

Es imprescindible la elaboración de una metodología para la valoración y selección documental que sirva de modelo, así mismo sería deseable la publicación de los estudios y las justificaciones que sirven de base a la propia valoración de las Comisiones de Valoración.

La valoración, el acceso, la selección y la eliminación han de abordarse en el momento de la creación del documento mediante metadatos para ciclo de vida, acceso, gestión, protección de datos.

La gestión documental está en marcha en nuestras Administraciones, pero lo que no se ha tenido en cuenta es la preservación del documento. La información digital es efímera por naturaleza, desaparece en periodos cortos de tiempo, por lo que es necesario su revisión periódica para comprobar que sigue existiendo, pues digitalizar y almacenar no es sinónimo de preservar.

La noción de gobierno abierto se está desarrollando como un nuevo paradigma y modelo de relación entre los gobernantes, las administraciones y la sociedad, su alcance tiende a ser global. Pero para cumplir los requisitos inherentes al Gobierno Abierto y para dar el servicio que la sociedad está demandando se necesitan medios humanos y recursos económicos, que acompañen a una Ley de Transparencia con rango de ley orgánica y un órgano independiente que la regule.