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viernes, 28 de noviembre de 2008

El Servicio de Documentación y Archivos en las VIII Jornadas de Archivos Aragoneses

El Servicio de Documentación y Archivos de CEPYME ARAGÓN participó ayer en las VIII Jornadas de Archivos Aragoneses presentado la comunicación Los archivos de empresa y el reglamento de desarrollo de la Ley orgánica 15/1999.



El pasado 19 de enero de 2008, se publicaba en el BOE, el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley orgánica 15/1999 de protección de datos de carácter personal, y uno de los aspectos más significativos ha sido la inclusión de normas y medidas de seguridad para la gestión de los ficheros en formato papel, una novedad con una repercusión directa sobre los archivos de empresa, ya que por primera vez en la legislación española se le exige a las empresas de manera explicita la obligación de garantizar una adecuada e integral gestión documental, en la que se incluye a todos los tipos de soportes documentales (papel o digital) y a lo largo de todo el ciclo vital de la documentación, desde su creación hasta su eliminación.

Este es el motivo que llevó al Servicio de Documentación y Archivos de CEPYME ARAGÓN a analizar las repercusiones que de este reglamento se van a derivar para la gestión documental dentro de las empresas.

En la comunicación se exponen las funciones propias de los archivos de empresa, y las razones que los justifican:
  • Las responsabilidades jurídicas de las empresas. Las empresas necesitan conservar, organizar y facilitar a los órganos de decisión documentos legales, administrativos y jurídicos a los que le obliga tanto el derecho privado como las administraciones públicas.
  • Las obligaciones fiscales de la empresa Es necesario conservar los documentos derivados de la obligaciones fiscales que gravan a la empresa.
  • Soporte a la gestión empresarial. Una correcta gestión de la documentación es fundamental para la buena marcha de la empresa, una herramienta de primer orden para reducir costes y evitar pérdidas informativas.
  • Fuente de información para la toma de decisiones empresariales.
  • Seguridad en el acceso y conservación de la documentación. Un buen sistema de archivo garantiza el cumplimiento de las jerarquías de acceso a la documentación, poniéndola a disposición de quienes la necesitan e inaccesible para el resto.
  • Prestigio corporativo. La reconstrucción de un pasado brillante y lleno de experiencias proporciona a muchas empresas unas señas de identidad que son fácilmente trasmisibles a su producto de marca.
  • Pero por encima de todo, la existencia de un archivo en la empresa está ligada a su contribución al éxito empresarial.
El acercamiento al contexto en el que se ubican -las empresas- nos descubre una serie de impedimentos que dificultan la implantación de auténticos servicios de archivos en las empresas; entre los que es especialmente destacable la propia estructura empresarial con un tejido empresarial formado básicamente por microempresas.

Contextualizado los archivos empresariales se exponen las principales novedades introducidas por el Reglamento de desarrollo de la Ley orgánica de protección de datos de carácter personal, destacando las medidas de seguridad que deben adoptar para garantizar la seguridad de los datos de carácter personal que se encuentren tanto en ficheros o tratamientos automatizados como en papel.

Finalmente se exponen las repercusiones que este reglamento puede tener sobre los archivos empresariales, teniendo en cuenta tanto sus debilidades como sus fortalezas.

Así se señala que la metodología para controlar, conservar y hacer accesible la documentación y la información en ella contenida a lo largo de todo su periplo vital, ya está suficientemente consolidada por la teoría y práctica archivística, por lo que a un archivero le resultarán muy cercanas y fácilmente reconocibles la práctica totalidad de las funciones y actividades reguladas en el reglamento para garantizar la seguridad en el tratamiento de los datos de carácter personal, tanto en ficheros automatizados como no automatizados.

A pesar de que el reglamento solo dedica de manera explícita al archivo el artículo 106 dedicado a los “criterios de archivo”, restringiendo su ámbito de actuación a los ficheros y tratamientos no automatizados, es decir a la documentación en papel; y de que el reglamento en ningún momento mencione a la figura del archivero, lo cierto es que el reglamento puede ser una oportunidad para relanzar el archivo dentro de la empresa y colocarlo en el lugar que le merece dentro de las empresas.


Los archivos de empresa y el reglamento de desarrollo de la ley orgánica 15/1999. En VIII Jornadas de Archivos Aragoneses (Huesca, 25-28 nov. 2008). Huesca: Gobierno de Aragón, 2008, pp. 95-114. <<http://www.conectapyme.com/documentacion/archivo.pdf>>